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Kostenloser Self-Service · 2–4 Prozesse · ca. 8–12 Minuten

Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren?

Vergleichen Sie zwei bis vier konkrete Abläufe aus Ihrem Betrieb anhand derselben Kriterien. Der Check zeigt, welcher Kandidat Wirkung und Machbarkeit sinnvoll verbindet, wo Risiken oder offene Grundlagen bremsen und womit ein begrenzter Pilot beginnen könnte. Ohne Produktwerbung, ohne Anmeldung und ohne automatische Kontaktaufnahme.

Prozesskandidaten vergleichenProzessbezeichnungen bleiben lokal · Ergebnis direkt im Browser
  • Ca. 8–12 Minuten
  • Ohne Anmeldung
  • 2–4 Prozesse im direkten Vergleich
  • Gleichstände und Stopps bleiben sichtbar

Vier Bewertungsdimensionen

Hohe Wirkung allein macht noch keinen guten ersten Automatisierungspiloten

Alle Kandidaten werden mit denselben acht Kriterien betrachtet. So bleiben Nutzen, Umsetzbarkeit, notwendige Kontrollen und der Wert eines ersten Tests getrennt sichtbar – statt in einer einzigen Bauchentscheidung zu verschwinden.

  1. 01 / 04

    Wirkung & Reichweite

    Wie deutlich verbessert der Kandidat Qualität, Durchlauf, Service oder verfügbare Kapazität?

    Gewichtung 35 %

  2. 02 / 04

    Machbarkeit & Daten

    Sind Standardfall, Ausnahmen, Eingangsdaten und beteiligte Systeme ausreichend beherrschbar?

    Gewichtung 30 %

  3. 03 / 04

    Risiko & Kontrolle

    Sind Fehlerfolgen, menschlicher Rückweg, Schutzbedarf und Freigaben verantwortet?

    Gewichtung 20 %

  4. 04 / 04

    Pilot & Lernwert

    Gibt es Verantwortung, messbare Ziele und einen begrenzten Versuch mit übertragbarem Lernwert?

    Gewichtung 15 %

Begriffe im Prioritäten-Check

Vergleichen Sie Prozesse auf derselben Ebene. Ein kompletter Auftragsablauf und ein einzelner Prüfschritt sind als direkte Kandidaten kaum aussagekräftig vergleichbar.

Prozesskandidat
Ein klar abgegrenzter, wiederkehrender Ablauf mit erkennbarem Start und Ergebnis. Varianten desselben Ablaufs gehören in einen Kandidaten, unabhängige Abläufe werden getrennt verglichen.
Priorität
Eine relative Reihenfolge innerhalb Ihrer eingegebenen Kandidaten. Sie ist keine Garantie für Einsparung, technische Umsetzbarkeit oder einen positiven Business Case.
Stopp oder Begrenzung
Fehlende Grundvoraussetzungen können eine Automatisierung vorerst stoppen oder die erreichbare Einstufung begrenzen – auch wenn die erwartete Wirkung hoch erscheint.
Pilot
Ein bewusst kleiner Test mit echten Fällen, Messbasis, verantwortlicher Person, kontrollierten Ausnahmen und einem Rückweg zum bisherigen Ablauf.

Kostenloser Prioritäten-Check

Welche Automatisierung sollte als Erstes in einen Pilot?

Benennen Sie zwei bis vier Kandidaten und beantworten Sie für jeden dieselben acht Fragen anhand des heutigen Arbeitsalltags. Die Auswertung zeigt eine vergleichbare Reihenfolge, notwendige Voraussetzungen und sinnvolle nächste Schritte.

Schritt 1 · Kandidaten festlegen

Welche Prozesse möchten Sie vergleichen?

Benennen Sie klar abgegrenzte Abläufe auf einer ähnlichen Ebene. Gute Bezeichnungen sind zum Beispiel „Eingangsrechnungen prüfen“ oder „Anfragen aus dem Websiteformular verteilen“ – nicht nur „Buchhaltung“ oder „Vertrieb“.

2 von maximal 4 Kandidaten

Prozessbezeichnungen und Antworten bleiben für die Auswertung in diesem Browser. Sie werden nicht an uns übertragen und nicht in Analyseereignissen gespeichert.

Praxisleitfaden

Prozesse priorisieren: Erst Wirkung und Machbarkeit belegen

Wer mit einem beliebten Werkzeug oder dem lautesten Problem beginnt, automatisiert nicht automatisch den richtigen Ablauf. Dieser Leitfaden zeigt, wie KMU ein Prozessportfolio aufbauen, Kandidaten nachvollziehbar vergleichen und einen begrenzten ersten Pilot wählen – herstellerneutral und ohne pauschales Nutzenversprechen.

„Wir sollten mehr automatisieren“ ist ein Zielbild, aber noch kein umsetzbarer Auftrag. Ein Betrieb hat meist mehrere plausible Ideen: Anfragen verteilen, Belege vorbereiten, Daten zwischen Systemen übertragen, Termine erinnern oder Berichte zusammenführen. Diese Ideen konkurrieren um dieselbe Zeit, dieselben Fachpersonen und oft dieselben technischen Grundlagen. Deshalb braucht es ein vergleichbares Prozessportfolio statt einzelner Produktdemonstrationen.

Herstellerneutralität bedeutet nicht, Technik zu ignorieren. Sie bedeutet, jede Option an denselben fachlichen Ergebnissen, Daten, Sicherheitsanforderungen, Ausnahmen, Betriebskosten und Ausstiegsmöglichkeiten zu messen. Auch die bewusste Entscheidung, einen Prozess nur zu vereinfachen oder vorerst nicht zu automatisieren, ist ein valides Ergebnis.

Die öffentlichen zehn Regeln von Mittelstand-Digital empfehlen, nicht alle Bereiche gleichzeitig zu digitalisieren, relevante Prozesse zu priorisieren und schrittweise vorzugehen. Der ebenfalls öffentlich bereitgestellte Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement verbindet Verbesserungsmaßnahmen mit Ressourcen, Restriktionen und späterer Kontrolle durch Prozesskennzahlen. Die folgende Matrix setzt diese Grundidee als redaktionelle Orientierung um; sie ist keine Norm und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung.

Leitfrage: Welcher klar abgegrenzte Prozess erzeugt bei ausreichender Reife die wichtigste belegbare Wirkung – und kann mit beherrschbarem Risiko als kleiner Pilot getestet werden?

Prozessportfolio

Alle Kandidaten in derselben Struktur vergleichen

Eine Zeile je klar abgegrenztem Prozess genügt für den Anfang. Entscheidend ist, dass jede Idee denselben Fragen standhält und nicht die detaillierteste Präsentation gewinnt.

Der Self-Service-Check vergleicht zwei bis vier Prozesskandidaten. Für jeden beantworten Sie dieselben acht Kriterien in den vier Dimensionen Wirkung & Reichweite, Machbarkeit & Daten, Risiko & Kontrolle sowie Pilot & Lernwert. Wenn Ihr erstes Portfolio größer ist, bilden Sie anhand belegter Engpässe zunächst eine Shortlist auf vergleichbarer Prozessebene.

01 / 08

Prozess und Abgrenzung

Welches Ereignis startet den Ablauf, welches fachliche Ergebnis beendet ihn und welche Varianten gehören ausdrücklich nicht dazu?

02 / 08

Betroffene Rollen

Wer führt den Normalfall aus, wer entscheidet, wer übernimmt Ausnahmen und wer verantwortet das Ergebnis dauerhaft?

03 / 08

Ausgangslage

Wie häufig läuft der Prozess, wie viel aktive Arbeit, Liegezeit, Nacharbeit und Rückfrageaufwand entstehen heute?

04 / 08

Geschäftliche Wirkung

Welche messbare Verbesserung wird erwartet: Kapazität, Durchlaufzeit, Qualität, Erreichbarkeit, Transparenz oder geringeres Ausfallrisiko?

05 / 08

Daten und Systeme

Wo entstehen die benötigten Angaben, welches System führt sie verbindlich und welche Schnittstellen oder Exporte sind belegt?

06 / 08

Regeln und Ausnahmen

Welche Schritte sind eindeutig, wo ist Ermessen erforderlich und wie häufig fehlen Daten oder treten Sonderfälle auf?

07 / 08

Risiko und Schutzbedarf

Welche Folgen hätten falsche, verspätete oder unbefugte Verarbeitung für Menschen, Kunden, Betrieb und Vertragspflichten?

08 / 08

Betrieb und Veränderung

Wer überwacht Fehler, pflegt Regeln und Berechtigungen, begleitet Beschäftigte und entscheidet über Anpassung oder Stopp?

Beschreiben Sie nicht „Vertrieb“, „Buchhaltung“ oder „Kundenservice“. Solche Bereiche enthalten zahlreiche Prozesse mit unterschiedlichen Regeln und Risiken. Geeignete Einträge lauten beispielsweise „neue Website-Anfrage einer verantwortlichen Person zuweisen“ oder „freigegebene Leistungsdaten für die Rechnung vorbereiten“.

Wenn Sie erst einen einzelnen Ablauf belastbar erfassen möchten, hilft der Zeitfresser-Check mit Automatisierungs-ROI. Ob der Engpass grundsätzlich eher CRM, ERP, Integration, Automatisierung oder Prozessklärung erfordert, ordnet der CRM-/ERP-/Automatisierungs-Entscheider ein.

Priorisierungsmatrix

Wirkung und Machbarkeit bleiben zwei getrennte Urteile

Ein großer Engpass ist nicht automatisch ein guter erster Pilot. Umgekehrt ist ein technisch einfacher Ablauf nicht automatisch wichtig. Bewerten Sie beide Achsen mit sichtbaren Belegen und prüfen Sie danach die Risikogates.

Achse 1

Geschäftliche Wirkung

  • Kapazität und Wiederholung

    Wie viel vermeidbare aktive Arbeit bindet der Ablauf über einen sinnvollen Zeitraum? Belegen Sie Häufigkeit und Minuten mit einer Stichprobe statt mit einer Erinnerung.

  • Durchlauf und Erreichbarkeit

    Verkürzt eine Verbesserung relevante Warte- oder Reaktionszeiten, oder verschiebt sie Arbeit nur an eine andere Stelle?

  • Qualität und Nacharbeit

    Werden fehlende Angaben, Doppelerfassung, Übertragungsfehler, Rückfragen oder uneinheitliche Ergebnisse nachweisbar reduziert?

  • Kunden- und Geschäftswirkung

    Verbessert der Prozess ein wichtiges Leistungsversprechen, die Verlässlichkeit eines Auftrags oder die Steuerbarkeit des Betriebs?

  • Resilienz und Wissen

    Verringert der Soll-Ablauf eine kritische Personenabhängigkeit und macht er Status, Fehler und Vertretung nachvollziehbarer?

Achse 2

Praktische Machbarkeit

  • Stabiler Soll-Ablauf

    Normalfall, Ergebnis, Regeln, Rollen und wichtige Ausnahmen sind gemeinsam beschrieben und im Alltag grundsätzlich tragfähig.

  • Digitale und verlässliche Daten

    Notwendige Angaben liegen strukturiert vor; führende Quellen, Pflichtfelder, Qualität und Korrekturweg sind geklärt.

  • Technischer Zugriff

    Benötigte Systeme bieten dokumentierte, erlaubte und testbare Schnittstellen, Exporte oder andere belastbare Integrationswege.

  • Beherrschbare Ausnahmen

    Unvollständige Fälle, fachliches Ermessen, Ausfälle und widersprüchliche Daten werden erkannt und gezielt an Menschen übergeben.

  • Begrenzbarer Pilot

    Prozess, Team, Datenumfang oder Zeitraum lassen sich eingrenzen, ohne Kontrolle, Sicherheit oder fachliche Aussagekraft zu verlieren.

  • Verantwortlicher Betrieb

    Fachliche und technische Verantwortung, Monitoring, Support, Änderung, Rückfall und Abschaltung sind benannt.

Hohe Wirkung · hohe Machbarkeit

Pilot priorisieren

Ein klar abgegrenzter Prozess besitzt belegten Handlungsdruck und ausreichend stabile Voraussetzungen. Prüfen Sie vor dem Start noch die Risikogates und wählen Sie einen reversiblen Pilotumfang.

Hohe Wirkung · geringe Machbarkeit

Grundlagen priorisieren

Das Problem ist relevant, aber Prozess, Daten, Schnittstellen oder Verantwortung reichen für sichere Automatisierung noch nicht. Planen Sie diese Voraussetzungen als eigenes Verbesserungsvorhaben.

Geringe Wirkung · hohe Machbarkeit

Nur bewusst als kleiner Lernfall

Die Umsetzung wäre einfach, löst aber keinen vorrangigen Engpass. Ein Lernpilot kann sinnvoll sein, wenn Aufwand und Folgekosten klein bleiben und das Gelernte für wichtigere Prozesse nutzbar ist.

Geringe Wirkung · geringe Machbarkeit

Nicht jetzt automatisieren

Technische Neugier allein rechtfertigt weder Projekt- noch Betriebsaufwand. Dokumentieren Sie, welches neue Signal eine spätere Neubewertung auslösen würde.

Verwenden Sie „hoch“, „mittel“ und „niedrig“ nur mit einer kurzen Begründung und einer Quelle aus dem eigenen Betrieb. Eine gewichtete Punktzahl kann Transparenz vortäuschen, wenn Kriterien und Gewichte nicht begründet sind. Bei engem Ergebnis ist ein Workshop mit Prozessverantwortung, Ausführenden und IT meist aussagekräftiger als eine weitere Nachkommastelle.

Verbindliche Gates

Ein hohes Potenzial überstimmt kein unbeherrschtes Risiko

Die Matrix ordnet Priorität. Die Gates entscheiden, ob und unter welchen Bedingungen ein Pilot verantwortbar ist. Offene Punkte können einen kleineren Umfang, zusätzliche Kontrolle oder zuerst Grundlagenarbeit erfordern.

Recht und fachliche Entscheidung

Darf der Schritt überhaupt automatisch erfolgen? Vertragliche, berufsrechtliche, steuerliche, regulatorische oder haftungsrelevante Entscheidungen benötigen gegebenenfalls eine fachkundige Prüfung und bewusste menschliche Freigabe.

Datenschutz

Zweck, Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Betroffenenrechte, Auftragsverarbeitung, Löschung und Schutzmaßnahmen müssen zur konkreten Verarbeitung passen. Ein voraussichtlich hohes Risiko kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern.

Informationssicherheit

Technische Konten erhalten nur notwendige Rechte. Geheimnisse, Schnittstellen, Protokolle, Änderungen, Ausfälle und Wiederherstellung werden geschützt und getestet.

Beschäftigte und Mitbestimmung

Aufgaben, Kontrolle, Qualifikation und Arbeitsorganisation können sich verändern. Betroffene Beschäftigte und – soweit einschlägig – Interessenvertretungen sind früh und passend zu beteiligen.

Menschlicher Rückweg

Fehlende Daten, Zweifel und technische Fehler führen sichtbar zu einer verantwortlichen Person. Der manuelle Ersatzweg bleibt erreichbar und wird geübt.

Folgen eines Fehlers

Je schwerer eine falsche oder unterlassene Aktion wiegt, desto höher sind Anforderungen an Prüfung, Freigabe, Überwachung und Begrenzung des Piloten.

Pilotwahl

Der beste erste Pilot ist aussagekräftig, begrenzt und reversibel

Ein Pilot soll eine echte Entscheidung ermöglichen. Er ist weder eine unverbindliche Demo mit idealen Daten noch ein verdeckter Vollausbau ohne Rückweg.

  • Der Prozess besitzt einen klaren Start, ein prüfbares Ergebnis und eine benannte fachliche Verantwortung.
  • Die Ausgangslage ist mit realen Fällen belegt; Wirkung und Aufwand beruhen nicht nur auf Schätzungen eines Workshops.
  • Der Normalfall ist häufig genug und stabil, während wichtige Ausnahmen bewusst außerhalb oder in einer menschlichen Prüfung bleiben.
  • Pilotumfang, Daten, Rollen und technische Berechtigungen lassen sich begrenzen.
  • Normalfälle, Grenzfälle, fehlende Daten, Dubletten und technische Fehler können vor Produktivnutzung getestet werden.
  • Es gibt einen erreichbaren manuellen Ersatzweg, klare Abbruchkriterien und eine verantwortliche Entscheidung über Ausbau oder Stopp.
  • Beschäftigte, Datenschutz, Informationssicherheit und gegebenenfalls Interessenvertretungen werden rechtzeitig einbezogen.
  • Die spätere Pflege von Regeln, Zugängen, Schnittstellen und Dokumentation ist organisatorisch eingeplant.
Abbruchkriterien vor dem Start: Legen Sie fest, welche Sicherheitsverletzung, fachliche Fehlerklasse, fehlende Kontrolle, instabile Schnittstelle oder nicht tragbare Ausnahmehäufigkeit den Pilot pausiert. Ein geplanter Stopp ist ein Lern- und Schutzmechanismus, kein Projektversagen.

Messgrößen

Vorher und nachher mit denselben Definitionen messen

Wählen Sie wenige Kennzahlen, die den fachlichen Zweck des Prozesses abbilden. Eine schnellere technische Ausführung ist wertlos, wenn Fehler, Kontrollaufwand oder Liegezeit an anderer Stelle steigen.

Aktive Arbeitszeit

Minuten aller beteiligten Rollen je Durchlauf, getrennt nach Normalfall, Ausnahme und Nacharbeit.

Durchlauf- und Liegezeit

Zeit vom erkennbaren Start bis zum fachlichen Ergebnis; Wartezeit getrennt von aktiver Arbeit ausweisen.

Vollständigkeit beim ersten Durchlauf

Anteil der Fälle, die ohne fehlende Angaben, Rückfrage oder erneute Erfassung weiterbearbeitet werden können.

Ausnahme- und Fehlerquote

Fälle mit fachlicher Übergabe, technischem Fehler, falscher Zuordnung oder manueller Korrektur – jeweils mit Ursache.

Bestand und Termintreue

Offene Fälle, Alter des Bestands und Einhaltung der für den Prozess vereinbarten Reaktions- oder Abschlusstermine.

Betriebsaufwand

Zeit und Kosten für Überwachung, Fehlerbearbeitung, Pflege, Änderungen, Support und notwendige Kontrollen.

Nutzung und Arbeitsqualität

Ob betroffene Rollen den Soll-Ablauf tatsächlich verwenden, verständlich finden und Ausnahmen sicher bearbeiten können.

Definieren Sie Zähler, Nenner, Zeitraum und Datenquelle vor dem Pilot. Wenn „Fehler“ vorher nur Beschwerden und nachher jede technische Warnung umfasst, ist der Vergleich wertlos. Saisonale Spitzen, veränderte Fallmischung und Anlaufaufwand müssen sichtbar bleiben.

Für die wirtschaftliche Einordnung eines einzelnen Kandidaten trennt der Zeitfresser-Check aktive Prozesszeit, potenziell entfallende Arbeit, monetarisierbaren Nutzen, Einmal- und laufende Kosten. Die dortige Rechnung ersetzt nicht die Portfolio-Priorisierung und keine technische Freigabe.

Durchgängiges Beispiel

Vier Ideen – aber nur ein sinnvoller erster Pilot

Das folgende Beispiel ist illustrativ. Die Einstufungen gelten nur unter den beschriebenen Annahmen und sind keine Branchen- oder Produktempfehlung.

01 / 04

Neue Serviceanfragen prüfen und zuweisen

Wirkunghoch

Machbarkeithoch

Pflichtangaben, Kategorien und Zuständigkeiten sind vereinbart; unklare Fälle gehen an eine zentrale Person.

Als ersten Pilot begrenzt prüfen

02 / 04

Individuelle Angebotspreise automatisch festlegen

Wirkunghoch

Machbarkeitniedrig

Preislogik, Ausnahmen und Freigabe unterscheiden sich je Projekt; fehlerhafte Entscheidungen hätten direkte Geschäftswirkung.

Regeln und Verantwortung zuerst klären; Entscheidung nicht vorschnell automatisieren

03 / 04

Monatlichen Betriebsbericht zusammenführen

Wirkungmittel

Machbarkeithoch

Quellen und Kennzahlen sind stabil, doch Daten werden wiederholt in eine freigegebene Vorlage übertragen.

Als zweiten Kandidaten vormerken und gegen Pilotaufwand vergleichen

04 / 04

Seltene Änderung eines Lieferantenstamms

Wirkungniedrig

Machbarkeitmittel

Wenige Fälle, aber sensible Stamm- und Zahlungsdaten sowie notwendige Vier-Augen-Prüfung.

Nicht priorisieren; sichere manuelle Kontrolle beibehalten

Im Beispiel wird die Zuweisung neuer Serviceanfragen zuerst getestet. Sie besitzt einen klaren Start, bekannte Pflichtangaben und eine sichtbare menschliche Übergabe für unklare Fälle. Der Pilot kann auf einen Eingangskanal und ein Team begrenzt werden. Gemessen werden unter anderem vollständige Anfragen, Zuordnungsfehler, Reaktionszeit, Ausnahmequote und Pflegeaufwand.

Die automatische Preisentscheidung bleibt trotz hoher Wirkung zurückgestellt, weil fachliche Logik und Fehlerfolgen nicht beherrscht sind. Der Monatsbericht ist technisch attraktiv, wird aber erst gegen den tatsächlichen Nutzen und Betriebsaufwand des ersten Piloten verglichen. So wird „einfach umzusetzen“ nicht mit „zuerst wichtig“ verwechselt.

Datenschutz, Sicherheit und Mitbestimmung

Schutz und Beteiligung beginnen vor dem Prototyp

Automatisierte Abläufe lesen, bewerten, übertragen oder verändern Daten. Ihre Berechtigungen und Fehler wirken häufig schneller und gleichförmiger als einzelne manuelle Handlungen. Deshalb gehören Schutzbedarf, Kontrolle und Beteiligung in die Priorisierung.

Datenschutz

Die amtliche Fassung der DSGVO enthält unter anderem Zweckbindung und Datenminimierung in Artikel 5, Datenschutz durch Technikgestaltung in Artikel 25, Sicherheit der Verarbeitung in Artikel 32 und die Datenschutz-Folgenabschätzung bei voraussichtlich hohem Risiko in Artikel 35. Automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung benötigen zusätzlich besondere rechtliche Sorgfalt. Welche Vorgaben konkret gelten, muss fachkundig geprüft werden.

Informationssicherheit

Der BSI-Standard 200-2 verbindet Geschäftsprozesse, Schutzbedarf, Risiken und verantwortliche Sicherheitsorganisation. Für einen Pilot bedeutet das: technische Identitäten, Mindestberechtigungen, Geheimnisse, Protokolle, Änderungen, Wiederherstellung und manueller Ersatzweg werden geplant und nicht dem Werkzeugstandard überlassen.

Beschäftigte und Mitbestimmung

Der amtliche § 87 BetrVG nennt Mitbestimmung unter anderem bei bestimmten technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung. Unabhängig davon kennen Beschäftigte die realen Ausnahmen und tragen den späteren Betrieb. Beteiligung ist daher zugleich eine gegebenenfalls rechtliche und eine fachliche Aufgabe.

Der BSI-Baustein Software-Tests und -Freigaben fordert geplante Tests auf Basis von Anforderungen, repräsentative Testfälle und dokumentierte Freigabekriterien. Übertragen auf Prozessautomatisierung heißt das: Eine fehlerfreie Demo ist keine fachliche Freigabe; Normalfälle, Negativfälle und bekannte Ausnahmen müssen nachweisbar geprüft werden.

Das BMAS-geförderte INQA-Projekt DigiResHand begann mit Prozessanalyse und bezog Erfahrungen der Mitarbeitenden über die Projektphasen ein. Sein Praxisleitfaden verbindet Beteiligung, Prozessoptimierung, schrittweise Einführung, Ressourcen und kontinuierliche Verbesserung. Der Rahmen stammt aus dem Handwerk; die Grundfragen sind auch für andere KMU anschlussfähig.

Technische Grundlage, Identitäten, Berechtigungen und sicherer Betrieb lassen sich im Leistungsbereich moderne IT einordnen. Hinweise zur Verarbeitung auf dieser Website finden Sie in den Datenschutzhinweisen. Dieser Leitfaden ist keine Rechts-, Datenschutz- oder Sicherheitsberatung.

Standardisierung vor Automatisierung

Erst vereinfachen, dann den tragfähigen Standardfall automatisieren

Standardisierung bedeutet nicht, fachlich notwendige Unterschiede zu verbieten. Sie trennt einen gemeinsamen Normalfall von begründeten Ausnahmen und verhindert, dass historische Umwege dauerhaft in Software eingebaut werden.

  1. 01

    Zweck und Ergebnis festlegen

    Formulieren Sie, für wen der Prozess welches Ergebnis liefern muss. Ein Schritt ohne Beitrag zu diesem Ergebnis ist ein Kandidat für Vereinfachung oder Wegfall.

  2. 02

    Ist-Ablauf mit Ausführenden aufnehmen

    Beobachten Sie reale Fälle. Dokumentieren Sie Übergaben, Medienbrüche, Entscheidungen, Rückfragen und Abkürzungen – nicht nur die offizielle Arbeitsanweisung.

  3. 03

    Verschwendung vor Technik entfernen

    Streichen Sie doppelte Erfassung, unnötige Freigaben, ungenutzte Felder und Berichte. Fassen Sie gleichartige Varianten zusammen, bevor Software sie festschreibt.

  4. 04

    Soll-Ablauf und Verantwortung vereinbaren

    Definieren Sie Standardfall, Pflichtdaten, Entscheidung, Vertretung, Ausnahmeweg und Abschluss. Der Prozessverantwortliche bestätigt die fachliche Logik.

  5. 05

    Mit wenigen Fällen erproben

    Führen Sie den vereinfachten Ablauf zunächst manuell oder mit vorhandenen Funktionen aus. Erst wenn er trägt, wird Automatisierung zur belastbaren Option.

Der Mittelstand-Digital-Leitfaden zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen ordnet Automatisierung in eine grundlegende Prozessoptimierung ein. Praktisch heißt das: Eine Automatisierung sollte den vereinbarten Soll-Ablauf ausführen, nicht ungeprüft das heutige Klicken und Kopieren nachbauen.

Für einen Anfrageprozess können Sie den Anfrageprozess-Check nutzen. Er zeigt beispielhaft, wie Kontaktweg, Pflichtangaben, Zuständigkeit, Rückmeldung und nächster Schritt als zusammenhängender Prozess betrachtet werden.

30 / 60 / 90 Tage

Vom Prozessportfolio zur belastbaren Pilotentscheidung

Der Zeitrahmen ist ein Planungsgerüst, keine Zusage. Komplexe, regulierte oder bereichsübergreifende Prozesse können mehr Zeit und zusätzliche fachliche Prüfungen benötigen.

Tag 1–30

Portfolio und Ausgangslage

  • Kern- und Unterstützungsprozesse als klar abgegrenzte Abläufe sammeln.
  • Mit Ausführenden Engpässe, aktive Zeit, Fehler, Ausnahmen, Daten und Risiken an realen Fällen erfassen.
  • Wirkung und Machbarkeit getrennt einordnen; Risikogates vor jeder technischen Empfehlung prüfen.
  • Einen Pilotkandidaten, eine Alternative und bewusst zurückgestellte Prozesse dokumentieren.

Ergebnis: Eine begründete Reihenfolge mit belegter Ausgangslage und benannter Verantwortung.

Tag 31–60

Soll-Ablauf, Lösung und Test

  • Unnötige Schritte entfernen und Normalfall, Pflichtdaten, Ausnahmen sowie menschliche Freigaben vereinbaren.
  • Vorhandene Funktionen, Schnittstellen und kleine Automatisierungsoptionen herstellerneutral gegen dieselben Anforderungen prüfen.
  • Datenschutz, Informationssicherheit, Verträge, Mitbestimmung, Betrieb und Rückfallweg passend zum Risiko klären.
  • Testfälle, Kennzahlen, Abbruchkriterien und Freigabe für einen begrenzten Pilot dokumentieren.

Ergebnis: Ein fachlich abgenommener Pilotplan statt einer bloßen Werkzeugkonfiguration.

Tag 61–90

Begrenzter Pilot und Entscheidung

  • Mit repräsentativen Normal- und Ausnahmefällen starten und Fehler aktiv überwachen.
  • Ausgangslage und Pilot mit denselben Definitionen vergleichen; Pflege- und Kontrollaufwand einbeziehen.
  • Feedback der betroffenen Rollen auswerten und offene Risiken sowie technische Schulden dokumentieren.
  • Bewusst entscheiden: ausbauen, anpassen, erneut testen, pausieren oder stoppen.

Ergebnis: Eine nachvollziehbare Entscheidung mit Evidenz aus dem eigenen Betrieb.

Die Methode von Analyse über Zielbild und Umsetzung bis zur Weiterentwicklung zeigt, wie aus dieser ersten Reihenfolge ein steuerbares Vorhaben wird. Arbeitsproben finden Sie unter ausgewählte Projekte.

Welcher Check beantwortet welche Frage?

Priorität, Wirtschaftlichkeit und Lösungsebene nicht vermischen

Die drei Self-Service-Angebote greifen ineinander, ersetzen sich aber nicht. So bleibt nachvollziehbar, welche Entscheidung bereits belegt ist und welche noch offen bleibt.

Dieser Leitfaden und Check

Welche Prozesse zuerst automatisieren?

Vergleicht mehrere Prozesse als Portfolio. Ergebnis ist eine begründete Reihenfolge aus Wirkung, Machbarkeit, Risikogates und Pilotfähigkeit – noch keine Tool- oder Investitionsentscheidung.

Vertiefung eines Kandidaten

Zeitfresser und ROI

Der Zeitfresser-Check untersucht einen konkreten Prozess genauer: Zeitpotenzial, Prozessreife, Kosten, monetarisierbaren Nutzen, ROI und Amortisation. Eine positive Rechnung beweist keine technische Machbarkeit.

Passende Lösungsebene

CRM, ERP oder Automatisierung

Der System-Entscheider prüft, ob der Engpass eher eine Kunden- oder Betriebssicht, Integration, Automatisierung oder zuerst Prozessklärung braucht. Er empfiehlt eine Richtung, kein konkretes Produkt.

Quellen und Einordnung

Primärquellen für Vorgehen, Schutz und Beteiligung

Die Quellen stützen einzelne Grundsätze dieses Leitfadens. Die konkrete Wirkung-×-Machbarkeit-Matrix und ihre Anwendung auf Ihren Betrieb sind eine redaktionelle Methodik von MeinDigitalerBetrieb und keine amtliche Norm.

  1. 01

    Öffentliches Praxisangebot zur Priorisierung von Digitalisierungsbereichen, zum schrittweisen Vorgehen und zur Vorbereitung der Belegschaft.

  2. 02

    Praxisrahmen für Ist- und Soll-Prozesse, Verbesserungsmaßnahmen, Priorisierung unter Ressourcen und Restriktionen sowie Prozesskennzahlen.

  3. 03

    Leitfaden des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk zur Prozessoptimierung und anschließenden Digitalisierung beziehungsweise Automatisierung.

  4. 04

    Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

    BSI-Standard 200-2: IT-Grundschutz-Methodik

    Methodischer Rahmen, um Geschäftsprozesse, Schutzbedarf, Risiken, Verantwortlichkeit und Sicherheitsmaßnahmen zusammen zu betrachten.

  5. 05

    Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

    IT-Grundschutz: Software-Tests und -Freigaben

    Anforderungen an geplante, repräsentative Tests, dokumentierte Ergebnisse, Freigabekriterien und verantwortliche Freigabe.

  6. 06

    Rechtsgrundlage für unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Datenschutz durch Technikgestaltung, Sicherheit und Folgenabschätzung.

  7. 07

    Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz

    § 87 Betriebsverfassungsgesetz

    Amtlicher Gesetzestext zu Mitbestimmungsrechten, unter anderem bei bestimmten technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung.

  8. 08

    BMAS-geförderte Praxiserfahrung zu Prozessanalyse, Beteiligung, Kompetenzaufbau, schrittweiser Einführung und kontinuierlicher Verbesserung.

Vom Portfolio zum Pilot

Den richtigen Prozess wählen, bevor Technik bindet.

Wir strukturieren Prozesskandidaten, belegen Wirkung und Machbarkeit, klären Voraussetzungen und schneiden einen messbaren ersten Pilot zu. Das Ergebnis kann Automatisierung sein – aber ebenso Vereinfachung, Integration, ein anderes System oder eine bewusste Vertagung. Herstellerneutral und ohne Garantie für einen bestimmten Nutzen.

Prozesspriorisierung unverbindlich klärenProzesse und Automatisierung ansehen

Häufige Fragen

Antworten zur Priorisierung von Prozessautomatisierung

Der Leitfaden bietet eine strukturierte betriebliche Orientierung. Er ersetzt keine individuelle Prozessaufnahme, technische Prüfung, Investitionsrechnung, Rechts-, Datenschutz- oder Sicherheitsberatung.

01Welchen Prozess sollte ein Unternehmen zuerst automatisieren?

Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Prozess, der eine belegte geschäftliche Wirkung mit hoher praktischer Machbarkeit verbindet. Der Soll-Ablauf, die benötigten Daten, Ausnahmen und Verantwortung müssen ausreichend stabil sein. Datenschutz-, Sicherheits- oder Mitbestimmungsfragen sind keine nachträglichen Details, sondern können die Priorität und den Pilotumfang verändern.

02Welche Prozesse eignen sich besonders gut für Automatisierung?

Gute Kandidaten laufen wiederholt, besitzen einen verständlichen Normalfall, nutzen verlässliche digitale Daten und folgen nachvollziehbaren Regeln. Abweichungen müssen erkannt und an Menschen übergeben werden können. Hohe Häufigkeit allein reicht nicht, wenn Regeln, Datenqualität oder Fehlerfolgen nicht beherrscht sind.

03Warum sollte ein Prozess vor der Automatisierung standardisiert werden?

Automatisierung macht einen Ablauf schneller und konsequenter – auch seine unnötigen Schritte und Fehler. Standardisierung klärt Ergebnis, Pflichtdaten, Rollen, Regeln und Ausnahmen. Sie bedeutet nicht, jeden Sonderfall gleichzumachen; sie schafft einen tragfähigen Standardfall und einen bewussten Weg für begründete Abweichungen.

04Wie priorisiert man mehrere Automatisierungsideen?

Erfassen Sie alle Ideen als vergleichbares Prozessportfolio und bewerten Sie Wirkung und Machbarkeit getrennt. Danach prüfen Sie verbindliche Risikogates. Vorrang haben in der Regel Kandidaten mit belegter Wirkung, stabilen Voraussetzungen und begrenzbarem Risiko. Dokumentieren Sie auch, warum andere Ideen vorbereitet, zurückgestellt oder verworfen werden.

05Was gehört zur Wirkung einer Prozessautomatisierung?

Wirkung kann aktive Arbeitszeit, Durchlauf, Fehler, Nacharbeit, Datenqualität, Erreichbarkeit, Transparenz oder betriebliche Resilienz betreffen. Nutzen Sie für jeden Prozess nur die Kennzahlen, die sein fachliches Ergebnis tatsächlich abbilden. Freie Kapazität ist nicht automatisch eine finanzielle Einsparung.

06Wie prüft man die technische Machbarkeit ohne Toolauswahl?

Prüfen Sie zuerst, ob Daten strukturiert und verlässlich vorliegen, führende Quellen geklärt sind und dokumentierte Schnittstellen oder Exporte existieren. Beschreiben Sie Regeln, Ausnahmen, Berechtigungen, Fehlerwege und Betriebsverantwortung. Erst danach sollten vorhandene Funktionen oder Lösungen gegen dieselben Anforderungen verglichen werden.

07Braucht jede Prozessautomatisierung künstliche Intelligenz?

Nein. Viele stabile Abläufe lassen sich mit Formularen, Regeln, Statusänderungen und Schnittstellen transparenter umsetzen. KI kann bei unstrukturierten Inhalten unterstützen, bringt aber zusätzliche Unsicherheit, Daten- und Kontrollfragen mit. Die Technologie folgt dem Prozessproblem, nicht umgekehrt.

08Welche Datenschutzfragen sind vor einem Pilot wichtig?

Klären Sie Zweck, Rechtsgrundlage, erforderliche Daten, Zugriffe, Empfänger, Dienstleister, Speicherorte, Aufbewahrung, Löschung und Betroffenenrechte. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen zum Risiko passen. Bei voraussichtlich hohem Risiko kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein; die konkrete Bewertung gehört in fachkundige Hände.

09Wann muss der Betriebsrat bei Automatisierung beteiligt werden?

Das hängt von Betrieb, Ausgestaltung und Rechtslage ab. § 87 BetrVG nennt unter anderem die Einführung und Anwendung bestimmter technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung. Darüber hinaus verändern Automatisierungen häufig Aufgaben und Arbeitsorganisation. Prüfen Sie die Beteiligung frühzeitig und rechtlich beziehungsweise arbeitsrechtlich fachkundig.

10Wie groß sollte ein Automatisierungspilot sein?

So klein, dass Risiko, Datenumfang und Betrieb beherrschbar bleiben, aber groß genug für repräsentative Normal- und Ausnahmefälle. Begrenzen Sie beispielsweise Prozessvariante, Team, Standort oder Zeitraum. Sicherheit, Tests, menschlicher Rückweg und fachliche Abnahme dürfen dabei nicht verkleinert werden.

11Woran erkennt man, ob ein Pilot erfolgreich war?

Vergleichen Sie dieselben Kennzahlen vor und während des Piloten: aktive Zeit, Durchlauf, Vollständigkeit, Fehler, Ausnahmen, Bestand und Betriebsaufwand. Prüfen Sie zusätzlich Nutzung, Verständlichkeit und sichere Ausnahmebearbeitung. Erfolg bedeutet nicht nur, dass die Technik läuft, sondern dass der fachliche Prozess nachweisbar besser und beherrschbar ist.

12Wann sollte eine Automatisierung gestoppt werden?

Ein Stopp ist sinnvoll, wenn Schutz oder fachliche Richtigkeit nicht gewährleistet sind, Ausnahmen den Standardfall dominieren, der Betriebsaufwand den belegten Nutzen übersteigt oder die Lösung nicht verlässlich genutzt werden kann. Vorab dokumentierte Abbruchkriterien machen diese Entscheidung sachlicher und schützen vor einem Ausbau aus Gewohnheit.

13Werden Prozessnamen oder Antworten aus dem Prioritäten-Check gespeichert?

Für die Auswertung sind keine Kontaktdaten erforderlich. Frei gewählte Prozessbezeichnungen und Einzelantworten bleiben im aktuellen Browser und werden nicht an MeinDigitalerBetrieb übertragen. Nur mit Statistik-Einwilligung können vordefinierte grobe Gruppen wie Kandidatenzahl, Portfolio-Status, Prioritätsklasse, Wertebereich sowie Anzahl von Stopps, Begrenzungen und Gleichständen gemessen werden – niemals Prozessnamen oder einzelne Antworten.

Autor: · Fachlich geprüft am 22. August 2026

Methodik: Prozessportfolio, Wirkung × Machbarkeit, Risikogates und Pilot · Leitfaden-Version 1.0